Офіс компанії Artex Media , яка займається розробкою і підтримкою сайтів, тепер все частіше порожній, і зовсім не через кризу. Проектів предостатньо, робота кипить цілодобово – і тут, в центрі Дніпропетровська, і всюди, де на даний момент знаходяться співробітники компанії. Цього тижня, наприклад, керівник фірми працює з Києва, дизайнер – з Польщі, менеджер – через затори може сидіти в кафе в іншому кінці міста. На роботі це ніяк не позначається, навпаки покращує творчий процес і атмосферу, просто тепер все відбувається через онлайн: робоча група «зустрічається» у власному онлайн-форумі, там же погоджують деталі й документи, а в разі необхідності індивідуального спілкування виходять в Skype.

Те, що компанія, яка працює в сфері Інтернету, прийняла рішення перенести робочий процес у віртуальний Інтернет, не означає, що цей підхід до організації праці застосовується лише в даній сфері. Неважливо, чим ви займаєтеся: видаєте книги, то ставите автомобілі або продаєте взуття. Важливо, що класичне уявлення про пристрій офісного життя застаріли. Тепер зовсім не потрібно купувати дорогі програми і серверне ПЗ, утримувати цілий штат IT-фахівців. Замість всіх цих витрат можна просто скористатися сучасними інтернет-технологіями.

Правда зовсім відмовитися від офісного приміщення і вкладень в ПЗ поки не вийти: у разі активного використання онлайн-сервісів вам необхідно подбати про альтернативне інтернет-каналі з офісу. Та й бухгалтерію зберігати в інтернеті готові поки не все. Але заощадити на створенні офісної інфраструктури виробничого процесу, безумовно, можна.

Ось п’ять інтернет-сервісів, які стануть в нагоді для малих компаній.

Пошта і середовище робочого взаємодії

Пошта і середовище робочого взаємодії

Багато приватних підприємців вже використовують інтернет-сервіс Google Apps для корпоративної пошти, спільної роботи з файлами і календарем. У Google Apps зручно організовано управління правами доступом, тобто відкрити документ можна відкрити як для всіх бажаючих, так і тільки для своїх співробітників, а можна обмежити його перегляд і виставити права перегляду і редагування тільки для себе.

Чи надійний цей спосіб? Великому обсяг корпоративної інформації розміщення в інтернеті, фізично інформація не зберігається на ваших комп’ютерах, а значить, коли інтернет буде відсутній, всі співробітники залишаться без робочої документації або пошти. Але збої можуть виникати і при стандартній IT-інфраструктурі. І ще одне: не варто розміщувати у відкритому доступі ту інформацію, яка може привезти до шантажу, у разі передачі її в руки держави.

Які проблеми вирішує: стандартне офісне ПО дороге, вимагає підтримки, налаштування та оновлення. Тут же все просто, прості настройки, щоб завести доступ для нового співробітника знадобиться всього 2 хвилини. А головне не потрібна допомога сисадміна.

Скільки коштує: якщо в компанії менше 50 співробітників, можна скористатися базовим акаунтом, які надає безкоштовно, якщо у вас більше ніж 50 співробітників, то за кожного нового співробітника потрібно буде платити 50 $ в рік. Оплата здійснюється через інтернет, по-засобом кредитної картки, система сама списує обумовлені суму з кредитки.

Які сервіси існують: Google Apps, Softcloud і Point4All.

Управління завданнями і проектами

Управління завданнями і проектами

Денис Митрофанов, керівник інтернет-проекту qTrack, що пропонує сервіс управління проектами в онлайн-режимі, говорить, що всім достатку подібних інтернет-проектів зазвичай компанії не охоче або не вміють користуватися подібними сервісами. Однак, вони дійсно полегшують життя. Будь-який проект, будь то друк візиток або розробка складної технологічної деталі, являє собою виробничий процес, зі своїми етапами, який представлений виконавцем і контролюється замовником. Виконання проекту означає послідовне виконання цих етапів.

Процес проходження по цих етапів можна стежити з ресурсу, яким і є система управління проектами. Процес постановки завдання і подальшого обміну інформацією спрощений: досить просто відповідати на листи, які приходять від учасників проекту, повідомлення автоматично зберігаються в системі, а відповідь отримують одразу всі, хто працює над конкретним завданням.

Існують різні типи систем управління проектами. Вони бувають:

• у вигляді SaaS-сервісу, тобто ви платите орендну плату за використання конкретного пакета (пакет базовий, наприклад) системи управління проектом, в який входить певний функціонал, який вам необхідний. Плюс даного типу ПЗ, в тому, що не потрібно відразу викладати $ 300-400 за ліцензію, а платити 100-150 грн на місяць. Також відсутні витрати з налагодження й підтримки системи. З мінусів варто виділити невеликий функціонал, якщо вам потрібен великі можливості то вам варто звернути увагу на коробкове рішення.
• у вигляді програми (коробкова ліцензія), яку необхідно встановити на сервер (хостинг). Плюс в тому, що функціонал цієї системи досить багатий, і її допомогою ви зможете простежити за будь-яким етапом проекту, включаючи внутрішню пошту між учасниками, розподіл прав і інші важливі надбудови. З мінусів тільки ціна. Вартість ліцензії коливається від $ 200 до $ 400.

Яку проблему вирішує : система упорядковує всі процеси дозволяючи знайти найбільш важливі ділянки і сміливо їх долати.

Скільки коштує: qTrack, приміром, у базовому варіанті можна користуватися безкоштовно, а ціни на корпоративну редакцію коштують від $ 10 на місяць (за п’ять проектів). Пакет на необмежену кількість проектів обійдеться – $ 100 в місяць. Кількість користувачів в будь-якому варіанті необмежено. Як коробкової версії найбільш оптимальний варіант ActiveCollab.

Вибір : 37signals.com (Basecamp), Comindwork, Trac (наприклад, AGAVA Trac), qTrack, ActiveCollab.

Система управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM)

Система управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM)

Якщо ви зберете всю інформацію про ваших клієнтів в одну інтелектуальну систему, можна означати збільшити ефективність продажів. База знань про ваших клієнтів, наприклад, може сама відслідковувати всі звернення лояльного покупці, а також нагадувати продавця про його дні народження або 100-й купівлі і т.д. На відміну від класичних громіздкий коробкових версій, CRM як веб-сервіс можна впровадити досить швидко (за словами Максима Вотякова, керуючого партнера CT Consulting, це займе приблизно п’ять днів) і швидко отримати віддачу від вкладень.

Комерційний директор хостинг-центру «Оверсан-Скалаксі», Андрій Артіщев, розповідає, що вибрав одну з таких платформ (Salesforce.com), взяв з-за зручного інтерфейсу, щоб відразу залучити співробітників в роботу. Впровадження системи зайняло приблизно місяць, а витрати на першій етап включали в себе: річна ліцензія, вартість базової налаштування і десять навчальних семінарів. Андрій особисто завів ролі в системі, зараз платформа інтегрована з call-центром, корпоративною поштою і календарем. Основна перевага для комерційного директора – прозорість та повний порядок у відділі. Зручно, що є можливість підключити доступ до додатка, наприклад через iPhone. А ось переконати співробітників працювати в даній системі виявилося не простим завданням, тому Артіщев і замовив навчальні семінари.

Яку проблему вирішує : класичні коробкові версії, які встановлюються на серверах компанії, обходяться недешево: сумарна вартість володіння системою складається з вартості ліцензій, щорічної підтримки, складно прогнозованих витрат на впровадження, вартості серверного устаткування, його налаштування і розміщення , а також витрат на IT-персонал підтримки.

Скільки коштує : річна ліцензія на одного користувача в Salesforce.com, коштує від € 324 (менше п’яти співробітників). Послуги з настроювання системи під ваші потреби – друга стаття витрат, сума цих витрат розраховується окремо.

Вибір : NetSuite, Microsoft Dynamics, NetSuite, Salesforce.com, SugarCRM.

IP-телефон і відеоконференція

IP-телефон і відеоконференція

Економити на стаціонарного зв’язку дозволить вам сервіс IP-телефонії. За словами керівника аналітичного маркетингу компанії РТКОММ, Ірина Новожилова, оператора з найбільшою в Росії IP-мережі, на даний момент при організації офісу вобще можна обійтися без установки стаціонарних офісних АТС. Хоча, при бажанні IP-телефонію можна комбінувати із звичайною зв’язком. Реальна вигода IP-телефонії в тому, що даний тип зв’язку підтримує всі сучасні телефонні сервіси. Тому ви зможете легко налаштувати наприклад, отримання факсу на електронну пошту або використовувати офісний телефон в якості домашнього.

Правда заощадити на сисадміни при створенні у себе в офісі IP-телефонії не вийти: настройка і підтримка внутрішньої мережі вимагає його постійного контролю. Необхідно постійно стежити за витратою трафіку і регулювати величину інтернет-каналу (2 Мбіт / с, 15 Мбіт / с), що може привести до додаткових витрат на інтернет.

Яку проблему вирішує : можливість скоротити вкладення в класичну стаціонарний зв’язок та витрати на фахівця, який буде підтримувати телефонну мережу (до 50%, якщо міжміські дзвінки превалюють).

Скільки коштує : сам IP-телефон в залежності від функціональності коштує від 100 $. Підключення до телефонного серверу IP коштує від $ 10 до $ 60 за одне робоче місце. Щомісячна плата становить від $ 1,5 до $ 6. Також необхідно додаткове обладнання в якості: шлюзу з функцією резервування, він необхідний щоб при відключенні інтернету телефонний зв’язок не «падала» разом з інтернетом, а також спеціальний комутатор з можливістю живлення по мережі (PoE), щоб кожен телефон не підключати до мережі живлення. Щоб організувати відеоконференцію вам знадобитися простий відеофон або набір пристроїв, який складається з екрану, камери і кодека (спеціальний пристрій для підключення до інтернету та форматування сигналу).

Вибір : КОМСТАР, група «Ростелеком» (РТКОММ), «Центральний телеграф». Компанії поменше, швидше за все, є посередниками цих же компаній, однак робота з ними може обійтися трохи дешевше.

Повністю віртуальний хостинг

Повністю віртуальний хостинг

Генеральний директор аналітичного агентства «Інвесткафе» – Семен Бирг, каже, що онлайн-стартап, який він недавно побудував, стикається з невизначеністю: погано прогнозується зростання відвідуваності, зростає база даних, а використання зовнішніх віджетів дає непередбачувану навантаження на сервер. Тому при виборі хостингу він завжди намагається мінімізувати ризики, нехай навіть якщо це стане йому в копійку. На сьогодні він вибрав для себе оптимальний варіант у вигляді хмарного хостингу. Що це? Замість покупки дорогих серверів він користується ресурсами великих хостинг-провайдерів, які виділяють частину своєї мережі і частину своїх ресурсів для створення віртуальної структури. Це зручно: по-перше, невисока ціна, по-друге, проста оплата по кредитній карті і легкі доступ до необхідних ресурсів для вирішення масштабних завдань.

Світовий лідер в інтернет-хостингу – Amazon Web Services. Сьогодні існує російський аналог цього сервісу, який створила компанія «Оверсан-Скалаксі» на базі вже має сучасного дата-центру в Москві. Російський провайдер на даний момент розглядає клієнтів із завантаженням від 5000 користувачів на день, перед підключенням аудит обов’язковий. Зате компанія бере на себе відповідальність за працездатність роботу сайту і обіцяє вирішити будь-які проблеми пов’язані з доступом.

Яку проблему вирішує : вам не потрібно купувати дорогі сервера, які коштують від $ 1000 і платити зарплату системному адміністраторові. Також можливо скористатися послугою trade-in, перенісши готову систему з власним обладнанням на стійки «Оверсан».

Скільки коштує: вартість хостингу від «Оверсан-Скалаксі» може обійтися вам на 25% вище в порівнянні з обичнимхостігом. Підсумкова вартість за місяць вихід з реально спожитого обсягу: годин потужності і гігабайт інформації. Із зростанням навантаження вашого сайту можливості системи моментально розширюються, і ваші витрати підвищаться, але якщо статися таке, що ваш сайт не буде доступний всю ніч – за цей час вам рахунок ніхто не виставить.

Вибір : «Оверсан-Скалаксі», Amazon Web Services, класичні провайдери віртуального хостингу: AGAVA, Masterhost.