Офис компании Artex Media, которая занимается разработкой и поддержкой сайтов, теперь все чаще пустой, и совсем не из-за кризиса. Проектов предостаточно, работа кипит круглосуточно — и здесь, в центре Днепропетровска, и всюду, где на данный момент находятся сотрудники компании. На этой неделе, например, руководитель фирмы работает из Киева, дизайнер — из Польши, менеджер — из-за пробок может сидеть в кафе в другом конце города. На работе это никак не сказывается, наоборот улучшает творческий процесс и атмосферу, просто теперь все происходит через онлайн: рабочая группа  «встречается» в собственном онлайн-форуме, там же согласовывают детали и документы, а в случае необходимости индивидуального общение выходят в Skype.

То, что компания, которая работает в сфере Интернета, приняла решение перенести рабочий процесс в виртуальный Интернет, не означает, что этот подход к организации труда применим только в данной сфере. Неважно, чем вы занимаетесь: издаете книги, поставляете автомобили или продаете обувь. Важно, что классическое представление об устройстве офисной жизни устарели. Теперь вовсе не нужно покупать дорогостоящие программы и серверное ПО, содержать целый штат IT-специалистов. Вместо всех этих расходов можно просто воспользоваться современными интернет-технологиями.

Правда вовсе отказаться от офисного помещения и вложений в ПО пока не получиться: в случае активного использования онлайн-сервисов вам необходимо позаботиться об альтернативном интернет-канале из офиса. Да и бухгалтерию хранить в интернете готовы пока не все. Но сэкономить на создании офисной инфраструктуры производственного процесса, безусловно, можно.

Вот пять интернет-сервисов, которые пригодятся для малых компаний.

Почта и среда рабочего взаимодействия

Почта и среда рабочего взаимодействия

Многие частные предприниматели уже используют интернет-сервис Google Apps для корпоративной почты, совместной работы с файлами и календарем. В Google Apps удобно организовано управление правами доступом, то есть открыть документ можно открыть как для всех желающих, так и только для своих сотрудников, а можно ограничить его просмотр и выставить права просмотра и редактирования только для себя.

Надежен ли этот способ? Большом объем корпоративной информации размещение в интернете, физически информация не хранится на ваших компьютерах, а значит, когда интернет будет отсутствовать, все сотрудники останутся без рабочей документации или почты. Но сбои могут возникать и при стандартной IT-инфраструктуре. И еще одно: не стоит размещать в открытом доступе ту информацию, которая может привезти к шантажу, в случае передачи ее в руки государства.

Какие проблемы решает: стандартное офисное ПО дорогостоящее, требует поддержке, настройки и обновления. Здесь же все просто, простые настройки, чтобы завести доступ для нового сотрудника понадобится всего 2 минуты. А главное не потребуется помощь сисадмина.

Сколько стоит: если в компании меньше 50 сотрудников, можно воспользоваться базовым аккаунтом, которые предоставляет бесплатно, если у вас больше чем 50 сотрудников, то за каждого нового сотрудника нужно будет платить 50$ в год. Оплата осуществляется через интернет, по-средством кредитной карты, система сама списывает оговоренные сумму с кредитки.

Какие сервисы существуют: Google Apps, Softcloud и Point4All.

Управление задачами и проектами

Управление задачами и проектами

Денис Митрофанов, руководитель интернет-проекта qTrack, предлагающий сервис управления проектами в онлайн-режиме, говорит, что всем обилии подобных интернет-проектов обычно компании не охотно или не умеют пользоваться подобными сервисами. Однако, они действительно облегчают жизнь. Любой проект, будь то печать визиток или разработка сложной технологической детали, представляет собой производственный процесс, со своими этапами, который представлен исполнителем и контролируется заказчиком. Выполнение проекта означает последовательное исполнение этих этапов.

Процесс прохождения по этим этапам можно следить из ресурса, которым и является система управления проектами. Процесс постановки задачи и дальнейшего обмена информацией упрощен: достаточно просто отвечать на письма, которые приходят от участников проекта, сообщения автоматически сохраняются в системе, а ответ получают сразу все, кто работает над конкретной задачей.

Существуют различные типы систем управления проектами. Они бывают:

• в виде SaaS-сервиса, то есть вы платите арендную плату за использование конкретного пакета (пакет базовый, например) системы управления проектом, в который входит определенный функционал, который вам необходим. Плюс данного типа ПО, в том, что не нужно сразу выкладывать $300-400 за лицензию, а платить 100-150 грн в месяц. Также отсутствуют расходы по наладке и поддержке системы. Из минусов стоит выделить небольшой функционал, если вам нужен большие возможности то вам стоит обратить внимание на коробочное решение.
• в виде программы (коробочная лицензия), которую необходимо установить на сервер (хостинг). Плюс в том, что функционал этой системы достаточно богат, и ее помощью вы сможете проследить за любым этапом проекта, включая внутреннюю почту между участниками, распределение прав и другие важные надстройки. Из минусов только цена. Стоимость лицензии колеблется от $200 до $400.

Какую проблему решает: система упорядочивает все процессы позволяя найти наиболее важные участки и смело их преодолевать.

Сколько стоит: qTrack, к примеру, в базовом варианте можно пользоваться бесплатно, а цены на корпоративную редакцию стоят от $10 в месяц (за пять проектов). Пакет на неограниченное количество проектов обойдется — $100 в месяц. Количество пользователей в любом варианте неограниченно. В качестве коробочной версии наиболее оптимальный вариант ActiveCollab.

Выбор: 37signals.com (Basecamp), Comindwork, Trac (например, AGAVA Trac), qTrack, ActiveCollab.

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Если вы соберете всю информацию о ваших клиентах в одну интеллектуальную систему, можно значить увеличить эффективность продаж. База знаний о ваших клиентах, например, может сама отслеживать все обращения лояльного покупатели, а также напоминать продавцу о его дне рождения или 100-й покупке и т.д. В отличии от классических громоздкий коробочных версий, CRM как веб-сервис можно внедрить достаточно быстро (по словам Максима Вотякова, управляющего партнера CT Consulting, это займет примерно пять дней) и быстро получить отдачу от вложений.

Коммерческий директор хостинг-центра «Оверсан-Скалакси», Андрей Артищев, рассказывает, что выбрал одну из таких платформ (Salesforce.com), взял из-за удобного интерфейса, чтобы сразу вовлечь сотрудников в работу. Внедрение системы заняло примерно месяц, а затраты на первой этап включали в себя: годовая лицензия, стоимость базовой настройки и десять обучающих семинаров. Андрей лично завел роли в системе, сейчас платформа интегрирована с call-центром, корпоративной почтой и календарем. Основное преимущество для коммерческого директора — прозрачность и полный порядок в отделе. Удобно, что есть возможность подключить доступ к приложению, например через iPhone. А вот убедить сотрудников работать в даной системе оказалось не простой задачей, поэтому Артищев и заказал обучающие семинары.

Какую проблему решает: классические коробочные версии, которые устанавливаются на серверах компании, обходятся недешево: суммарная стоимость владения системой складывается из стоимости лицензий, ежегодной поддержки, сложно прогнозируемых затрат на внедрение, стоимости серверного оборудования, его настройки и размещения, а также затрат на IT-персонал поддержки.

Сколько стоит: годовая лицензия на одного пользователя в Salesforce.com, стоит от €324 (менее пяти сотрудников). Услуги по настройке системы под ваши потребности — вторая статья затрат, сумма этих расходов рассчитывается отдельно .

Выбор: NetSuite, Microsoft Dynamics, NetSuite, Salesforce.com, SugarCRM.

IP-телефон и видеоконференция

IP-телефон и видеоконференция

Экономить на стационарной связи позволит вам сервис IP-телефонии. По словам руководителя аналитического маркетинга компании РТКОММ, Ирины Новожиловой, оператора с наибольшей в России IP-сети, на данный момент при организации офиса вобще можно обойтись без установки стационарных офисных АТС. Хотя, при желании IP-телефонию можно комбинировать с обычной связью. Реальная выгода IP-телефонии в том, что данный тип связи поддерживает все современные телефонные сервисы. Поэтому вы сможете легко настроить например, получение факса на электронную почту или использовать офисный телефон в качестве домашнего.

Правда сэкономить на сисадмине при создании у себя в офисе IP-телефонии не получиться: настройка и поддержка внутренней сети требует его постоянного контроля. Необходимо постоянно смотреть за расходом трафика и регулировать величину интернет-канала (2 Мбит/с, 15 Мбит/с), что может привести к дополнительным расходам на интернет.

Какую проблему решает: возможность сократить вложения в классическую стационарную связь и расходы на специалиста, который будет поддерживать телефонную сеть (до 50%, если междугородние звонки превалируют).

Сколько стоит: сам IP-телефон в зависимости от функциональности стоит от 100$. Подключение к телефонному серверу IP стоит от $10 до $60 за одно рабочее место. Ежемесячная плата составляет от $1,5 до $6. Также необходимо дополнительное оборудование в качестве: шлюза с функцией резервирования, он необходим чтобы при отключении интернета телефонная связь не «падала» вместе с интернетом, а также специальный коммутатор с возможностью питания по сети (PoE), чтобы каждый телефон не подключать к сети питания. Чтобы организовать видеоконференцию вам понадобиться простой видеофон или набор устройств, который состоит из экрана, камеры и кодека (специальное устройство для подключения к интернету и форматирования сигнала).

Выбор: КОМСТАР, группа «Ростелеком» (РТКОММ), «Центральный телеграф». Компании поменьше, скорее всего, являются реселлерами этих же компаний, однако работа с ними может обойтись немного дешевле.

Полностью виртуальный хостинг

Полностью виртуальный хостинг

Генеральный директор аналитического агентства «Инвесткафе» — Семен Бирг, говорит, что онлайн-стартап, который он недавно построил, сталкивается с неопределенностью: плохо прогнозируется рост посещаемости, растет база данных, а использование внешних виджетов дает непредсказуемую нагрузку на сервер. Поэтому при выборе хостинга он всегда старается минимизировать риски, пусть даже если это станет ему в копейку. На сегодня он выбрал для себя оптимальный вариант в виде облачного хостинга. Что это? Вместо покупки дорогостоящих серверов он пользуется ресурсами крупных хостинг-провайдеров, которые выделяют часть своей сети и часть своих ресурсов для создание виртуальной структуры. Это удобно: во-первых, невысокая цена, во-вторых, простая оплата по кредитной карте и легки доступ к необходимым ресурсам для решения масштабных задач.

Мировой лидер в интернет-хостинге — Amazon Web Services. Сегодня существует российский аналог этого сервиса, который создала компания «Оверсан-Скалакси» на базе уже имеющего современного дата-центра в Москве. Российский провайдер на данный момент рассматривает клиентов с загрузкой от 5000 пользователей в день, перед подключением аудит обязателен. Зато компания берет на себя ответственность за работоспособность работу сайта и обещает решить любые проблемы связанные с доступом.

Какую проблему решает: вам не нужно закупать дорогие сервера, которые стоят от $1000 и платить зарплату системному администратору. Также возможно воспользоваться услугой trade-in, перенеся готовую систему с собственным оборудованием на стойки «Оверсан».

Сколько стоит: стоимость хостинга от  «Оверсан-Скалакси» может обойтись вам на 25% выше по сравнению с обычнымхостигом. Итоговая стоимость за месяц выход из реально потребленного объема: часов мощности и гигабайт информации. С ростом нагрузки вашего сайта возможности системы моментально расширяются, и ваши расходы повысятся, но если случиться такое, что ваш сайт не будет доступен всю ночь — за это время вам счет никто не выставит.

Выбор: «Оверсан-Скалакси», Amazon Web Services, классические провайдеры виртуального хостинга: AGAVA, Masterhost.